Welkom bij KPG7

Relaties

Relaties zijn de partijen waarmee de onderneming zaken doet. In de meeste gevallen zijn dit dus klanten (debiteuren) of leveranciers (crediteuren).

Relaties beheer je in Relatie (boven aan het scherm links)

Je vindt hier:

• Overzicht relaties
• Overzicht relatie soorten
• Transacties per relatie
• Relatie toevoegen

Wanneer er een handelsonderneming wordt geadministreerd dan kan de voorraadbeheer-module worden ingezet.

Voorraad

Voorraad is bezit en staat daarom op de balans. Het is natuurlijk aan de onderneming zelf te bepalen welke (balans)rekening dit moet zijn.

Een balansrekening kan worden ingesteld om in geld of in 'stukken' te worden genoteerd. Wanneer een balansrekening een voorraad vertegenwoordigd dan kan dit alleen als de balansrekening deze stukkenregistratie toestaat. Of op een balansrekening stukkenregistratie mogelijk is wordt bepaald door de rekeningsoort (zie uitleg 'Rekeningsoorten').

Een krachtige optie binnen KPG7 is het gebruik van parameters. Parameters stellen je in staat om de invoer van transacties te versnellen door bepaalde gegevens als 'standaard' in te stellen. Overige parameters beïnvloeden hoe KPG7 eruit ziet.

Wat is een parameter

Een parameter is een variabele welke door de KPG7 programmatuur wordt gelezen en verwerkt. Een parameter bevat een 'Sleutelwaarde' en 'Inhoud', waar de Sleutelwaarde bepaald waar de parameter wordt ingezet en de Inhoud bepaald wat er op die plek moet gebeuren.

Het gebruik varieert van het aantal decimalen plaatsen voor bedragen in de balans tot het formaat waarin de datum wordt weergegeven. Sleutelwaarden zijn meestal in het Engels geformuleerd.

Hoe het werkt

Parameters kunnen worden gedefinieerd op Administratie-, Ondernemings- en Gebruikersniveau. Wanneer een parameter is gedefinieerd op Administratie-niveau, dan geldt deze parameter ook voor de onderneming(en) die onderdeel vormen van deze administratie en de gebruikers met toegang tot deze administratie.

Als op een lager niveau (onderneming, gebruiker) dezelfde parameter is gedefinieerd dan geldt de laagste definitie. In een administratie is een datum formaat gedefinieerd in het formaat 'yyyy-mm-dd'. Een gebruiker van deze administratie heeft in zijn eigen parameters het formaat 'dd-mm-yyyy' gedefinieerd. In de KPG7 schermen van deze gebruiker zullen alle datums in het zelf gedefinieerde formaat ('dd-mm-yyyy') zichtbaar zijn; in de schermen van alle andere gebruikers in deze administratie (zonder een zelf gedefinieerd datum formaat) zal de datum zichtbaar zijn in het formaat 'yyyy-mm-dd'.

Dropbox

Dropbox is een gratis online opslagdienst (clouddienst) voor bestanden. Bij Dropbox krijg je gratis 2GB aan opslagcapaciteit tot je beschikking en is te gebruiken op Windows, Mac en Linux. meer opslag capaciteit kan ook maar daar vraagt Dropbox een vergoeding voor.

Waarom Dropbox opslag

Door Dropbox kunnen opgeslagen bestanden worden gekoppeld aan transacties in KPG7. Dit kunnen bestanden van alle formaten zijn, bijvoorbeeld een scan van een overkomst, kassabon of factuur.In een aantal stappen realiseer je een koppeling met Dropbox (www.dropbox.com). Door KPG7 te koppelen aan jouw Dropbox wordt er in Dropbox in de 'apps' folder de folder 'KPG7 Boekhouden' aangemaakt. KPG7 heeft alleen toegang tot deze folder. Binnen de KPG7-folder wordt een reeks subfolders gemaakt bestaande uit de transactiesoorten die KPG7 kent.

Dropbox koppeling

Eerst koppel je KPG7 aan Dropbox: hiervoor activeer je de module 'Dropbox' vanuit het  -menu rechts-boven. Onder optionele modules vindt je de module ‘Dropbox integratie’. Bestel de module of start de proefperiode. Je kunt daarna in het configuratie-scherm (zie knop in het service-menu) de koppeling configureren.

Koppeling en Folders

Doorloop de 3 stappen van de module om de koppeling te realiseren. (Let op: om de autorisatiecode van Dropbox te krijgen moet je inloggen of ingelogd zijn bij Dropbox. De koppeling wordt op ondernemingsniveau vastgelegd. Bij het aanmaken van de koppeling wordt er in de Dropbox een folder gemaakt ‘apps\KPG7 Boekhouden\', binnen deze folder worden diverse folders aangemaakt voor de diverse transactiesoorten (folderbenaming is afhankelijk van de gebruikte taal).

Bestanden in Folders zetten

Je kunt bestanden in deze folders zetten, bijvoorbeeld in de folder 'Factuur'. Wanneer je een factuur maakt kun je onder de Dropbox-tab op de groene knop klikken om bestanden te selecteren ter koppeling. De koppeling wordt in KPG7 opgeslagen. Let op: je kunt een bestand maar één keer koppelen. Als je dus weer een nieuwe factuur maakt, zie je het bestand niet meer.

Toegang

Toegang tot jouw Dropbox wordt in KPG7 vastgelegd bij de onderneming. Dit houdt in dat iedereen met toegang tot de onderneming toegang heeft tot de bestanden in de 'KPG7 Boekhouden' folder. Let op: deze toegang regel je dus niet in Dropbox, maar in KPG7. De toegang tot Dropbox-bestanden blijft door gebruik van de app-folder beperkt tot voor transacties in KPG7 relevante bestanden. Je hoeft gebruikers in KPG7 dus niet apart toegang tot bestanden in Dropbox te geven, ook hoef je de folder in Dropbox niet te delen.

Koppeling KPG7 Dropbox ongedaan maken

Je kunt de koppeling tussen Dropbox en KPG7 weer ongedaan maken vanuit jouw eigen Dropbox omgeving (www.dropbox.com). Je krijgt bij het ontkoppelen/deactiveren van de KPG7-app de vraag of je bestanden wilt behouden.

Beheer van bestanden

Er worden in KPG7 geen bestanden opgeslagen, alleen bestandsnamen. Er staan dus geen bestanden op de servers van KPG7. Ook heeft KPG7 geen functionaliteit om bestanden te verwijderen of te beheren. Het beheer van bestanden doe je zelf in jouw Dropbox.

Periodieke transactie

Een terugkerende transactie(periodieke transactie) kan in KPG7 eenvoudig worden vastgelegd. De basis van een periodieke transactie is altijd een bestaande transactie die wordt herhaald. De eerste transactie voer je dus in als reguliere transactie. Nadat deze is ingevoerd kan deze worden geselecteerd om te worden herhaald.

Uitvoering 

Het uitvoeren van periodieke transacties gebeurd op de achtergrond zo'n 3 maal per dag: 's morgens, 's middags en 's avonds.