KPG7 biedt de mogelijkheid om projecten te definiëren voor het administreren van gewerkte, te factureren uren. De inrichting van de project-administratie is er op gericht om verschillende werkwijzen te ondersteunen en op het kunnen hergebruiken van tarieven en activiteiten. Het is ook mogelijk om interne projecten te administreren.
Geschreven uren kunnen rechtstreeks vanuit de projectadministratie worden gefactureerd. Uren geadministreerd voor interne projecten kunnen niet worden gefactureerd.
Projecten opzetten
Het opzetten van een project vergt een aantal voorbereidende stappen. Deze stappen zijn voor andere projecten weer herbruikbaar, en helpen om in verschillende projecten (voor wellicht dezelfde klant) een uniformiteit te bieden in zowel uurtarief als presentatie.
In de afbeelding is te zien hoe de verschillende onderdelen zich tot elkaar verhouden in de project-administratie.
Gebruikers
Dit zijn bestaande gebruikers in de administratie. Alle gebruikers, behalve die met de rol 'Alleen kijken', kunnen participeren in projecten.
Projectrol
Los van de rol die een gebruiker in KPG7 heeft gekregen kan hij of zij een rol in een project toegewezen krijgen. De rollen worden onafhankelijk van (bestaande) projecten gedefinieerd, zodat deze later herbruikbaar zijn in andere projecten. Meerdere gebruikers kunnen in een project dezelfde rol tegelijkertijd invullen
Uurtarief
Bij de projectrol wordt een uurtarief gedefinieerd. Dit uurtarief wordt gebruikt op het moment dat de factuur wordt gemaakt. Een tariefswijziging heeft hierdoor pas effect wanneer er nieuwe facturen worden gemaakt. Voor gefactureerde uren werd het uurtarief gefixeerd op het moment van facturatie. Deze historisch gefactureerde tarieven blijven hierdoor ongewijzigd bij tariefwijzigingen.
Urenstaten
In de situaties dat het noodzakelijk is dat er bij de opdrachtgever urenstaten ondertekend dienen te worden voor dat er kan worden gefactureerd, is het mogelijk om per project aan te geven of het vervaardigen van urenstaten vereist is. Wanneer urenstaten worden gebruikt dan is het printen en goedkeuren van deze urenstaten een extra stap in het totale proces.