Dropbox is een gratis online opslagdienst (clouddienst) voor bestanden. Bij Dropbox krijg je gratis 2GB aan opslagcapaciteit tot je beschikking en is te gebruiken op Windows, Mac en Linux. meer opslag capaciteit kan ook maar daar vraagt Dropbox een vergoeding voor.
Door Dropbox kunnen opgeslagen bestanden worden gekoppeld aan transacties in KPG7. Dit kunnen bestanden van alle formaten zijn, bijvoorbeeld een scan van een overkomst, kassabon of factuur.In een aantal stappen realiseer je een koppeling met Dropbox (www.dropbox.com). Door KPG7 te koppelen aan jouw Dropbox wordt er in Dropbox in de 'apps' folder de folder 'KPG7 Boekhouden' aangemaakt. KPG7 heeft alleen toegang tot deze folder. Binnen de KPG7-folder wordt een reeks subfolders gemaakt bestaande uit de transactiesoorten die KPG7 kent.
Eerst koppel je KPG7 aan Dropbox: hiervoor activeer je de module 'Dropbox' vanuit het -menu rechts-boven. Onder optionele modules vindt je de module ‘Dropbox integratie’. Bestel de module of start de proefperiode. Je kunt daarna in het configuratie-scherm (zie knop in het service-menu) de koppeling configureren.
Doorloop de 3 stappen van de module om de koppeling te realiseren. (Let op: om de autorisatiecode van Dropbox te krijgen moet je inloggen of ingelogd zijn bij Dropbox. De koppeling wordt op ondernemingsniveau vastgelegd. Bij het aanmaken van de koppeling wordt er in de Dropbox een folder gemaakt ‘apps\KPG7 Boekhouden\', binnen deze folder worden diverse folders aangemaakt voor de diverse transactiesoorten (folderbenaming is afhankelijk van de gebruikte taal).
Je kunt bestanden in deze folders zetten, bijvoorbeeld in de folder 'Factuur'. Wanneer je een factuur maakt kun je onder de Dropbox-tab op de groene knop klikken om bestanden te selecteren ter koppeling. De koppeling wordt in KPG7 opgeslagen. Let op: je kunt een bestand maar één keer koppelen. Als je dus weer een nieuwe factuur maakt, zie je het bestand niet meer.
Toegang tot jouw Dropbox wordt in KPG7 vastgelegd bij de onderneming. Dit houdt in dat iedereen met toegang tot de onderneming toegang heeft tot de bestanden in de 'KPG7 Boekhouden' folder. Let op: deze toegang regel je dus niet in Dropbox, maar in KPG7. De toegang tot Dropbox-bestanden blijft door gebruik van de app-folder beperkt tot voor transacties in KPG7 relevante bestanden. Je hoeft gebruikers in KPG7 dus niet apart toegang tot bestanden in Dropbox te geven, ook hoef je de folder in Dropbox niet te delen.
Je kunt de koppeling tussen Dropbox en KPG7 weer ongedaan maken vanuit jouw eigen Dropbox omgeving (www.dropbox.com). Je krijgt bij het ontkoppelen/deactiveren van de KPG7-app de vraag of je bestanden wilt behouden.
Er worden in KPG7 geen bestanden opgeslagen, alleen bestandsnamen. Er staan dus geen bestanden op de servers van KPG7. Ook heeft KPG7 geen functionaliteit om bestanden te verwijderen of te beheren. Het beheer van bestanden doe je zelf in jouw Dropbox.