Veel banken bieden via electronisch bankieren de mogelijkheid om electronische dagafschriften te downloaden. Deze dagafschriften kunnen worden geïmporteerd in KPG7.

Alleen electronische dagafschriften van een specifiek formaat kunnen worden ingelezen. Dit formaat is gebaseerd op een MT940 Customer Statement Message. Dit is een electronisch berichtenformaat voor elektronische dagafschriften van SWIFT. Gegevens die volgens deze internationale standaard zijn gestructureerd, kunnen in KPG7 worden geïmporteerd en verwerkt.

Raadpleeg jouw bank of het exporteren dagafschriften in het MT940 formaat mogelijk is. Wanneer het import bestand niet van het juiste formaat is dan krijg je in KPG7 de foutmelding “Dagafschriften import mislukt”.

Waar in KPG7?

In het “Transacties” menu, is een optie opgenomen “Import”; hieronder zijn de verschillende onderdelen van de import module opgenomen. De module bestaat uit drie onderdelen:

• Dagafschrift import: hier importeer je electronische dagafschriften van je bank;
• Geleerde transactiedetails beheren: bewerk je een transactie dan worden hier sleutelwaarden vastgelegd om dezelfde bewerking geautomatiseerd te kunnen herhalen
• Dagafschrift reconciliatie: hier kan je een bestand van je bank vergelijken met wat er al in het systeem staat zonder deze direct aan KPG7 toe te voegen.

Deel I: Dagafschrift import

Voor het importeren van een electronisch dagafschrift van jouw bank, zijn dit de te doorlopen stappen:

• Bestand downloaden van bron (jouw bank),
• Selecteer nooit meer dan 1 rekening in één afschrift
• Kies de periode
• Plaats het bestand op een plaats op jouw computer waar je dit weer kunt vinden
• Importeer het bestand in KPG7:
• Kies menu 'Transacties'
• Kies 'Import'
• Kies 'Dagafschrift import'
• Klik op de knop 'Importeer bestand', links onderaan het scherm
• Selecteer de rekening waar de transacties op geïmporteerd moeten worden
• Kies de fiscale periode waar de transacties betrekking op hebben
• Klik op de knop 'Bestand kiezen' en selecteer het bestand welke je van je bank hebt gedownload.
• Klik op 'Bewaar' om het bestand te verwerken.

Het bestand is nu ingelezen maar je bent nog niet klaar.

In de vervolgstap geef je per transactie aan wat de transactie is en vul je deze aan waar nodig.

Deel II: Transactie

Na het importeren van het bestand zie je de transacties in een tabel op het scherm.

Heeft een transactie een groene achtergrond, dan is deze aangepast.

Elke transactie heeft in de laatste kolom een rode, oranje of groene indicatie, waarbij:

• aangeeft dat een transactie met een zelfde datum en bedrag al eens werd geïmporteerd.
• aangeeft dat een handmatig ingevoerde transactie met een zelfde datum en bedrag al bestaat.
• aangeeft dat een transactie nog niet bestaat met deze datum en dit bedrag.

Bij elke transactie wordt in de kolom 'Bron' het soort transactie weergegeven. Standaard is dit een 'Toevoeging of onttrekking', wijzig dit waar nodig:

Kies de juiste transactiesoort. Na het selecteren kom je in het detailscherm behorende bij de transactiesoort. Vul de gegevens aan behorende bij de betreffende transactie. Klik op 'bewaar' wanneer de gegevens compleet zijn.Voor de transactiesoorten 'Factuurbetaling' of 'BTW Afrekening' wordt het detailscherm alleen getoond wanneer er een passende factuur dan wel BTW rapport beschikbaar is.

Deel III: Import afronden

Nadat bewerking van de transacties kun je de import afronden, klik hiervoor op de knop 'Import afronden'.

Na het afronden van de import wordt het (nieuwe) saldo van de gebruikte rekening weergegeven.