Om een betaling periodiek te kunnen uitvoeren moet eerst een reguliere boeking (bedrijfsuitgave, balans-transactie, geld onttrekken/toevoegen, of overboeking eigen rekening) worden ingevoerd. Na invoer is de transactie terug te vinden op de betreffende rekening, of in het overzicht met alle boekingen.
Vanuit het transactie-overzicht kies je voor Periodieke transactie uit het actie-menu (in de actie-kolom). Een scherm opent waarin het schema voor de periodieke betaling kan worden aangemaakt. In de eerste tab (Algemeen) kies je het boekjaar welke van toepassing is voor de periodieke betalingen (eventueel dynamisch aan te passen). Daarnaast geef je de periodieke betaling een omschrijvende naam.
Aan/uit zetten
Door het schema niet als 'Actief' aan te merken worden geen nieuwe transacties toegevoegd voor datums die zijn vastgelegd onder de tab Schema. Gebruik dit als je deze periodieke betaling niet langer wilt laten uitvoeren. Wanneer de periodieke betaling weer 'Actief' wordt gemaakt dan worden vanaf dat moment de periodieke betalingen weer uitgevoerd. Gemiste datums onder de tab Schema blijven onuitgevoerd tenzij het vinkje 'Volledig schema' gezet is. Bij volledig schema worden dus ook eventueel gemiste data alsnog uitgevoerd.
Transactie aanpassen
Er is een beperkt aantal details van de transactie aan te passen ten opzichte van de oorspronkelijk ingevoerde transactie. Als transactiedatum en betaaldatum wordt de datum van uitvoer gebruikt (tab Schema). Door een 'Betaaldatum verschil' aan te geven kan de betaaldatum tot 7 dagen na de transactiedatum worden ingesteld. Voor elke periodieke betaling wordt het geselecteerde boekjaar (tab Algemeen) gebruikt. Het is ook mogelijk om automatisch een boekjaar te selecteren, het boekjaar waar de transactiedatum (tab Schema) in valt wordt dan geselecteerd.
Het bedrag kan niet worden aangepast. Dit wordt uitsluitend ter informatie getoond. Druk op de knop Details om de details van de oorspronkelijke transactie te tonen.
De omschrijving van nog uit te voeren transacties kan wel worden aangepast. Dit is de omschrijving die bij elke periodieke betaling als omschrijving van de transactie wordt opgeslagen.
Uitvoeringsdata
Onder de tab Schema worden de verschillende uitvoeringsdatums ingevoerd. Door op de groene knop Toevoegen te klikken kun je kiezen voor het invoeren van een enkele datum of een datum reeks.
Bij het invoeren van een enkele datum worden de opties voor die uitvoeringsdatum getoond. Allereerst de schema datum. Dit is de datum waarop de transactie zal worden uitgevoerd en tevens de transactiedatum. Het is mogelijk de uitvoering van een datum op te schorten door het vinkje bij Opgeschort te activeren. Afhankelijk van de schemadatum en de instelling 'Volledig schema' wordt de transactie (alsnog) uitgevoerd wanneer de schema datum wordt bereikt. Wanneer een schema datum werd uitgevoerd wordt automatisch het vinkje bij 'Uitgevoerd' geplaatst en het uitvoeringstijdstip vermeld. Door het vinkje 'Uitgevoerd' te verwijderen wordt de transactie (afhankelijk van instellingen) nogmaals uitgevoerd.
Er kan ook automatisch een datum reeks worden gegenereerd met behulp van de groene Toevoegen-knop. Je geeft hierbij aan voor welke maanden een schema-datum moet worden aangemaakt (druk op de knop 'Alles' om alle maanden te selecteren). Vervolgens kies je de dagen waarop de transactie (in de geselecteerde maanden) dient te worden uitgevoerd. Je kunt meerdere kalenderdagen selecteren. Kies je voor dagen die niet in alle maanden voorkomen (bijvoorbeeld de 31e), dan zal een in het interval passende alternatieve datum gekozen worden. Tenslotte kies je een eind datum. Voor maximaal 18 maanden vooruit worden er schema datums gegenereerd. Klik op OK om de datums te genereren. Je keert daarmee terug naar het overzicht met uitvoeringsdatums.
Klik op een individuele datum om deze te bewerken. Het scherm is gelijk aan die voor invoer van een enkele datum. Elke datum is individueel te wijzen.