Om anderen toegang te geven tot het systeem dienen deze te worden "uitgenodigd". Alleen wanneer de uitnodiging door de ontvanger wordt geaccepteerd heeft deze toegang tot de betreffende administratie. Het uitnodigen is eenvoudig en een volledig online proces. Je vult enkele details in en KPG7 verstuurd daarna een e-mail waarin de gebruiker wordt uitgenodigd. Oók als de gebruiker KPG7 al gebruikt (maar voor een andere administratie) dan dient deze uitgenodigd te worden alvorens er toegang tot de administratie kan worden verkregen.
Verschillende gebruikers kunnen in verschillende administraties verschillende 'rollen' vervullen. Een 'rol' bestaat uit de bevoegdheden die de gebruiker heeft. Wanneer een gebruiker wordt uitgenodigd dan is standaard de voorgestelde rol 'Viewer' geselecteerd. Selecteer een andere rol indien dit van toepassing is. Lees Gebruikers en rollen om na te gaan welke verschillende rollen er zijn.
Gebruikerslijst
Voor inzage in de gebruikerslijst ga je vanuit het Configuratiemenu naar gebruikersbeheer. Om de gebruikerslijst te openen klik je op de knop 'Gebruikerslijst'. In de gebruikerslijst klik je op de actie-icoon om de gebruiker te wijzigen, of op om de gebruiker uit de huidige administratie te verwijderen.
Je kunt van een gebruiker alleen de rol in de huidige administratie wijzigen. Alle overige details (naam, wachtwoord, e-mailadres etc.) kunnen alleen door de gebruiker zelf worden gewijzigd.
Uitnodigingen
In de uitnodigingenlijst staan openstaande, nog niet geaccepteerde uitnodigingen. Een uitnodiging kan niet meer worden geaccepteerd als deze is verwijderd. Wanneer de ontvanger van de uitnodiging op de link in de e-mail klinkt dan krijgt deze een melding dat de de uitnodiging niet meer bestaat, reeds werd gebruikt, of dat er sprake is van een technische storing.
Klik op 'Toevoegen' om een nieuwe uitnodiging aan te maken.
E-Mail adres
Je kunt KPG7 alleen gebruiken als je een e-mailadres hebt. Het e-mailadres wordt gebruikt als identificatie bij het inloggen. De uitgenodigde gebruiker kan zelf (achteraf) zijn of haar e-mailadres wijzigen.
Voornaam
De voornaam wordt gebruikt in de aanhef van de uitnodigingsmail. De uitgenodigde gebruiker kan zelf (achteraf) zijn of haar voornaam wijzigen.
Voorgestelde rol
Standaard wordt de voorgestelde rol van 'Viewer' geselecteerd. Selecteer een andere rol indien dit van toepassing is. Lees Gebruikers en rollen om na te gaan welke verschillende rollen er zijn.
Persoonlijk bericht
Voer een persoonlijk bericht in gericht aan de genodigde. De opmaak van de uitnodigingsmail is als volgt:
Beste {Voornaam},
Je wordt uitgenodigd om onze administratie te komen versterken. Als je
gebruik wilt maken van deze uitnodiging volg je de onderstaande link.
Persoonlijk bericht:
{Persoonlijk bericht}
{link}
Mocht de link niet werken, kopieer het volledige adres dan naar de
adresbalk van je browser.
Met vriendelijke groet,
{Eigen voornaam}