Wanneer er goederen of diensten worden verkocht of geleverd aan een klant dan zal deze hiervoor een factuur ontvangen.
Een offerte of factuur maak je aan in drie stappen ga naar Transactie 'Maak een nieuwe factuur of offerte'.
Stap 1 Algemeen
De factuursoort bepaald hoe de opmaak van de factuur er uit komt te zien. Bij het aanmaken van de administratie wordt automatisch één factuursoort aangemaakt met als afzender de naam van de onderneming. Dit is inclusief een eigen logo waarin de bedrijfsnaam is verwerkt. Ondernemingen die met meerdere merken of 'labels' werken kunnen zo verschillende factuuropmaken hanteren. Zie Factuursoorten voor details.
Tip: Naast de factuursoort geef je aan of het een factuur of offerte betreft. Een bestaande offerte kun je wijzigen in een factuur. Dit kan mét behoud van de originele offerte (let op: dit is een in te stellen parameter). Een factuur kan niet meer gewijzigd worden in een offerte.
Relatie
Elke factuur is gericht aan een relatie. Niet elke relatie hoeft te worden opgenomen in de administratie. Het is wel zinvol de relatie met alle gegevens op te nemen als er verwacht kan worden dat er meerdere facturen worden verzonden naar een relatie. En/of wanneer de klant/relatie per e-mail wordt gefactureerd. Het is mogelijk een relatie aan te maken zonder het factuurscherm te verlaten. De gegevens die worden vastgelegd zijn echter minder uitgebreid als wanneer het relatie invoerscherm wordt gebruikt (zie Relatie 'Relatie toevoegen').
Bij het selecteren van een relatie worden de aanwezige BTW gegevens (nummer en land van vestiging) getoond. Afhankelijk van de gekozen BTW methode zijn deze gegevens van belang.
BTW Methode
De BTW Methode zal in de meeste gevallen (wanneer 21% of 6% BTW wordt geheven) niet afwijken van de 'Normale factuur aan bedrijf of particulier'. De mogelijke BTW methodes zijn:
- Normale factuur aan bedrijf of particulier. In de meeste gevallen is deze methode van toepassing.
- Margeregeling verkopen aan bedrijf of particulier.Van toepassing indien je gebruikte goederen verkoopt aan particulieren of bedrijven. De BTW wordt berekend over de 'Marge', het verschil tussen de inkoopprijs en de verkoopprijs.
- Factuur aan zakelijke partij binnen de EU.Voor facturen aan bedrijven binnen de Europese Unie. De BTW hoef je niet af te dragen. Wel dient aangegeven te worden (ten behoeve van de rapportage intracommunautaire transacties) of het 'Goederen' dan wel 'Diensten' betreft. Deze gegevens worden in de volgende sectie ('Producten en diensten') ingevoerd.
- Factuur aan zakelijke partij buiten de EU. Er is bij facturen aan zakelijke relaties buiten de EU geen BTW verschuldigd.
- BTW verlegd naar zakelijke partij. In de bouw, de scheepsbouw, de metaalconstructie en de confectie-industrie werken veel aannemers met onderaannemers. Bedrijven in deze sectoren lenen ook vaak personeel in. Om fraude met btw tegen te gaan, geldt bij onderaanneming en uitlenen van personeel een speciale btw-regeling: de verleggingsregeling. Volgens deze regeling wordt de btw 'verlegd' van de onderaannemer naar de aannemer of van de uitlener naar de inlener van personeel.
Let op: Een factuur gericht aan een (buitenlandse) particulier (een privé-persoon zónder BTW nummer) valt altijd in onder de methode 'Normale factuur aan bedrijf of particulier'.
Kostenplaats
Ten behoeve van het splitsen van kosten en opbrengsten (voor intern gebruik) kunnen inkomsten (facturen) en uitgaven worden gesplitst naar kostenplaats.
Geldrekening
De geselecteerde geldrekening wordt op de factuur weergeven als rekening waarop de betaling van de factuur wordt verwacht. Daarnaast zal deze geldrekening standaard worden geselecteerd wanneer een betaling van de factuur wordt ingevoerd.
Factuurdatum
De factuurdatum bepaald in welke periode de omzetbelasting van de factuur wordt gerapporteerd aan de belastingdienst. Ook wordt deze datum gebruikt om te bepalen wanneer de betalingstermijn is verstreken. De betalingstermijn kan worden vastgelegd op ondernemingsniveau (Configuratie Onderneming Wijzigen). Bij het aanmaken van de onderneming wordt deze standaard ingesteld op 14 dagen.
Klantreferentie
De ingegeven klantreferentie wordt op de factuur weergegeven als 'Referentie'. Dit kan een voor de klant een interne codering, afdeling of een vermelding als 'telefonische bestelling' of iets dergelijks zijn. Meer dan een vermelding op de factuur doet KPG7 niets met deze informatie.
Bijzondere instructie
Wanneer er tekst wordt ingevoerd als 'Bijzondere instructie' dan wordt deze tekst op de factuur in een apart kader weergegeven. Gebruik dit veld om afwijkende afspraken weer te geven (zoals 'afhalen van goederen gewenst' of een feestelijke melding als 'gelukkig Nieuwjaar').
Boekjaar
Het boekjaar (ook wel de fiscale periode) bepaald in welke periode de omzet dient te worden gerapporteerd (in de Winst en verlies rapportage).
Stap 2 Producten en diensten
In deze sectie kunnen de verschillende producten en/of diensten worden toegevoegd op de factuur.
Klik op 'Voeg factuurregel toe' om een regel toe te voegen. Er verschijnt een formulier met de invoervelden voor een factuurregel.
Product, Productnaam en Aantal
Het is mogelijk om direct een productnaam, aantal en prijs in te voeren. Ook is het mogelijk om uit de treklijst te kiezen voor een product uit de eerder gedefinieerde diensten en producten, of wanneer hier gebruik van wordt gemaakt uit de voorraad-administratie.
Geef een aantal (stuks) in en een prijs. Afhankelijk van de gekozen BTW methode is BTW van toepassing. Het is dan mogelijk om een prijs inclusief en exclusief BTW in te voeren. De prijs exclusief BTW wordt automatisch berekend bij ingave van de prijs inclusief BTW, en omgekeerd. Hierbij word het (rechtsboven) geselecteerde tarief gehanteerd.
BTW tarief
Het is mogelijk om op één factuur verschillende BTW tarieven te hanteren. De (totaal) te betalen BTW wordt op de factuur gesplitst weergegeven.
Aan de rechterzijde van het invoerscherm worden de totalen weergegeven zoals deze worden berekend op basis van de ingevoerde aantal, stukprijs, BTW methode en BTW tarief. De in te voeren informatie is afhankelijk van de gekozen BTW methode. De weergave hierboven is gebaseerd op de 'Normale factuur'. Wanneer geen BTW wordt gerekend, is de prijs altijd 'exclusief BTW'. Voor marge transacties dient ook de inkoopprijs ingevoerd te worden om de marge van het verkochte goed te berekenen.
Omschrijving
Optioneel kan een omschrijving van het product worden toegevoegd. Deze omschrijving wordt ook op de factuur afgedrukt, onder de factuurregel.
Tussentijds kan er in deze sectie gekozen worden om een afdrukvoorbeeld van de factuur weer te geven, na bewaren van het document. Druk hiervoor op de blauwe knop 'Printvoorbeeld'. De factuur is op het moment van het printvoorbeeld nog niet bewaard. Het printvoorbeeld verschijnt in een 'Pop-up venster'.
Stap 3 Printen en verzenden
Een factuur of offerte kan lokaal worden geopend, geprint en bewaard. Een aangemaakte factuur blijft ook oproepbaar vanuit KPG7.
Wanneer een e-mail met een factuur wordt verzonden dan zijn een aantal gegevens benodigd om dit te kunnen doen. Zo wordt de e-mail voorzien van een afzender die bestaat uit de naam van de gebruiker die de factuur maakt met daarachter -tussen haakjes- de ondernemingsnaam. Het e-mailadres van de gebruiker wordt gebruikt als afzender.
Het standaard e-mailbericht wordt opgesteld bij de factuursoort, maar kan per factuur worden aangepast. Het mailbericht wordt opgemaakt in HTML. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van 'merge-velden', dit zijn velden waarvan de inhoud afhankelijk is van de betreffende factuur-opties.
Voorbeeld: Om in het e-mailbericht te verwijzen naar het totaalbedrag van de factuur, gebruik je het veld “{Totaalbedrag}”. Vergeet in de tekst niet de accolades!
Nadat alle velden zijn ingevuld klik je op 'Bewaren en verzenden'. In het volgende scherm wordt weergegeven welk factuurnummer werd aangemaakt.
Let op: de factuur wordt alleen verzonden als voor 'verstuur per e-mail' werd gekozen. Anders wordt de factuur alleen bewaard .