Configuratie van KPG7

Binnen KPG7 spreken wij van Administraties en Ondernemingen. Een administratie is een administratieve eenheid waarin één of meerdere ondernemingen worden geadministreerd. Een organisatie is dan de administratie en de onderliggende ondernemingen. De onderneming leg je vast op niveau van de rechtspersoon (eenmanszaak, VOF, CV, BV etc).

Je hebt toegang tot één administratie en één onderneming tegelijkertijd. Je kiest de administratie en onderneming in het menu. Als je een enkele administratie en onderneming voert (in de meeste gevallen), dan zie je in plaats van het keuzemenu de naam/omschrijving van de administratie en daaronder de naam van de onderneming.

Deze en andere ondernemings en administratieve gegevens kun je hier wijzigen.

Administratie

Voor maximale flexibiliteit wordt in ons systeem onderscheid gemaakt tussen 'Administratie' en 'Onderneming'. Een administratie kan meerdere ondernemingen bevatten, ook is het mogelijk om als gebruiker meerdere administraties aan te maken. In de boekhouding worden onderdelen 'gedeeld' tussen verschillende ondernemingen, bijvoorbeeld rekeningsoorten en kostensoorten.

Onderneming

In een administratie kunnen één of meerdere ondernemingen worden geadministreerd. Dit is bijvoorbeeld van toepassing wanneer je meerdere BVs hebt, voor elke BV maak je dan een onderneming aan. Hier beheer je de gegevens van jouw ondernemingen, zoals naam, KvK nummer en BTW nummer.

Produkten en diensten

Ter vereenvoudiging van het maken van facturen kun je hier terugkerende produkten en/of diensten vastleggen. Je hoeft ze dan niet elke keer in te voeren, maar kun je ze selecteren uit een lijst.

Factuursoorten

Soms gebruik je als onderneming meerdere merken of labels. Deze verschillen kun je in een factuursoort onderbrengen. Elke factuursoort kun je van een eigen layout en logo voorzien.

Balansrekeningen

Op de balansrekeningen komen de transacties terecht die direct te maken hebben met het bezit (of schuld) van de onderneming. Bijvoorbeeld voorraden, auto's, gebouwen, maar ook leningen, debiteuren (klanten met onbetaalde facturen), crediteuren (leveranciers die nog betaald moeten worden).

Rekeningensoorten

Een rekeningsoort bepaald enkele belangrijke eigenschappen van balans- en geldrekeningen. Onder andere in welke balansgroep deze hoort (waar deze op de balans komt te staan) en of het een rekening betreft waar goederen (voorraad) op kan worden geadministreerd.

Gebruikers

Bekijk de gebruikerslijst en voeg gebruikers toe door deze via e-mail uit te nodigen. Kijk wanneer voor het laatst werd ingelogd, of welke uitnodigingen werden geaccepteerd.

Kostenplaatsen

Kostenplaatsen kunnen worden aangemaakt om een splitsing aan te brengen in kosten en opbrengsten. Bijvoorbeeld om twee verschillende ondernemingsactiviteiten te scheiden.

Kostensoort

Het onderscheid tussen de verschillende kosten kan worden gemaakt met kostensoorten. Een kostensoort groepeert gemaakte kosten naar waar ze ontstaan. Bijvoorbeeld 'Telefoonkosten' waaronder zowel telefoonabonnement als gesprekskosten worden opgenomen.

Boekjaren

Een boekjaar is de periode waarover een financieel verslag loopt. De balans de Winst & Verliesrekening wordt opgemaakt over een boekjaar. Het boekjaar beslaat over het algemeen 12 maanden, die gelijk kunnen lopen met het kalenderjaar (vanaf 1 januari tot en met 31 december). Een boekjaar kan echter ook een andere periode beslaan (bijvoorbeeld vanaf 1 juli tot en met 30 juni) in dat geval is er sprake van een gebroken boekjaar. Boekjaren kunnen niet overlappen.