Op de balansrekeningen komen de transacties terecht die direct te maken hebben met het bezit (of schuld) van de onderneming. Bijvoorbeeld voorraden, auto's, gebouwen, maar ook leningen, debiteuren (klanten met onbetaalde facturen), crediteuren (leveranciers die nog betaald moeten worden).
Structuur
Om enige structuur te brengen in de opbouw van de balans is het mogelijk om verschillende soorten balansrekeningen te maken. De soort rekening bepaald de plaats op de balans. Een aantal rekeningsoorten wordt automatisch aangemaakt en kunnen niet worden gewijzigd. Dit zijn Reserves, Omzetbelasting, Debiteuren en Crediteuren. Deze rekeningensoorten en bijbehorende rekeningen worden door het systeem beheerd.
Standaard
Bij het aanmaken van een nieuwe administratie worden standaard enkele rekeningsoorten aangemaakt. Bijvoorbeeld 'Gebouwen' en 'Machines'. Onder de rekeningsoorten kunnen de balansrekeningen worden aangemaakt. De eigenschappen van deze balansrekeningen werden al vastgelegd in het rekeningsoort; de balansrekening behoeft alleen nog een naam en eventueel een nummer en omschrijving.
Balansrekening en bankrekening/kas
Een rekening bij een bank vertegenwoordigd een bezit (of een schuld) en is dus een balansrekening. Binnen KPG7 neemt de bankrekening echter een bijzonder plek in, omdat deze ook wordt gebruikt om betalingen te doen naar leveranciers of betalingen te ontvangen van klanten. Vergelijkbaar met de bankrekening is de 'kleine kas'. De kleine kas is een potje (of portemonnee, geldkistje, kluisje, etc) waar contant geld in wordt bewaard.
Er kunnen betalingen mee worden verricht, maar klanten kunnen ook contant betalen. Geld hoeft dus niet uitsluitend bij een bank aangehouden te worden. Daarom noemen wij deze speciale rekeningen Geldrekeningen. Geldrekeningen kunnen worden gebruikt om betalingen te verrichten en te ontvangen.
Balansrekening toevoegen
In Configuratie Balansrekeningen kan je balansrekeningen toevoegen. Klik kop de knop 'toevoegen' links onder de lijst met alle balansrekeningen.
Voorbeeld
Wanneer van een onderneming het machinepark op de balans moet worden geplaatst dan kunnen er balansrekeningen worden aangemaakt met als naam 'Inpakmachines', 'Schoonmaakmachines' van de rekeningsoort 'Machines'.