De applicatie gebruikt rekeningen om de administratie bij te houden en daar te rapporteren waar nodig is. Rekeningen zijn er in verschillende soorten, en elk soort heeft eigenschappen die bepalen wat wel en wat niet mogelijk is.
Een administratie in deze applicatie kent drie verschillende typen rekeningen. Deze typen zijn vast en niet door te gebruiker te wijzigen, dit zijn:
-
Geldrekening
-
Balansrekening
-
Winst & verliesrekening
Geldrekening
De geldrekening is een rekening die een (bestaande) bankrekening vertegenwoordigd. Dit kan ook een rekening zijn zoals bij 'PayPal', 'Wally' of iets dergelijks. Een geldrekening wordt altijd als 'bezit' gezien, ook als er sprake is van een negatief saldo (een schuld). Je kunt van een geldrekening optioneel het IBAN nummer opnemen in de administratie. Dit kan van belang zijn bij internationale handel.
Bij het aanmaken van een nieuwe administratie wordt altijd één geldrekening aangemaakt en de geldrekening 'Kleine kas'.
Balansrekening
Op de balans staan bezittingen. Onder bezittingen vallen de eerder beschreven geldrekeningen, maar ook andere zaken als onroerend goed, wagenpark, voorraad, debiteuren (te ontvangen van klanten), crediteuren (te betalen aan leveranciers) etc.
Om enige structuur te brengen in de opbouw van de balans is het mogelijk om verschillende soorten balansrekeningen te maken. De soort rekening bepaald de plaats op de balans. Een aantal rekeningsoorten wordt automatisch aangemaakt en kunnen niet worden gewijzigd. Dit zijn Reserves, Omzetbelasting, Debiteuren en Crediteuren. Deze rekeningensoorten en bijbehorende rekeningen worden door het systeem beheerd.
Bij het aanmaken van een nieuwe administratie worden standaard enkele rekeningsoorten aangemaakt. Bijvoorbeeld 'Gebouwen en Machines'. Onder de rekeningsoorten kunnen de balansrekeningen worden aangemaakt. De eigenschappen van deze balansrekeningen werden al vastgelegd in het rekeningsoort; de balansrekening behoeft alleen nog een naam en eventueel een nummer en omschrijving.
Winst & Verlies-rekening
De Winst & Verliesrekening wordt door het systeem beheerd en kan niet worden gewijzigd. Op deze rekening worden afschrijvingen en andere transacties geboekt die rechtstreeks ten laste van de winst komen.