Een verzonden factuur krijgt automatisch de status 'Openstaand'. Wanneer een (deel)betaling van de factuur is ontvangen kun je deze verwerken in KPG7 en wordt de status aangepast. Wanneer de factuur volledig werd betaald wordt de status 'Betaald'. Is er sprake van een deelbetaling dan krijgt de factuur de status 'Deels betaald'. Facturen met de status 'Openstaand' en 'Deels betaald' worden als debiteuren op de balans getoond.
Om een (deel)betaling te verwerken zoek je de betreffende factuur op door in het Servicemenu op 'Facturen' of 'Open facturen' te kiezen. In het factuuroverzicht klik je op het menu in de actiekolom van de tabelweergave en kies je voor 'Betaling'. In het volgende scherm voer je de details in van de ontvangen betaling. Na het bewaren van de betalingsgegevens wordt de status van de factuur automatisch aangepast.
Bij normaal gebruik hoef je de status van een factuur nooit handmatig aan te passen. Het verwerken van de binnenkomende betalingen is voldoende om de status automatisch aan te passen.